A Receita Federal do Brasil (RFB) estabeleceu novas diretrizes para o uso de certificados digitais na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), por meio da publicação da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025, em 27 de agosto. As novas regras visam uniformizar e esclarecer os procedimentos para a assinatura e transmissão das obrigações, garantindo maior segurança jurídica aos contribuintes.

A EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), utilizado por empresas e pessoas físicas para informar à Receita Federal os rendimentos pagos e as retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais, exceto aquelas relacionadas ao trabalho, que são declaradas no eSocial. A correta utilização do certificado digital é fundamental para a validação e envio das informações.

Principais Pontos da Nova Orientação

A nota orientativa detalha os tipos de certificados digitais que serão aceitos para cada categoria de declarante:

• Pessoas Físicas: Poderão utilizar o seu próprio e-CPF ou um e-CPF/e-CNPJ de um procurador eletrônico devidamente cadastrado no sistema da Receita Federal.
• Pessoas Jurídicas: As empresas poderão transmitir a EFD-Reinf utilizando o e-CNPJ da matriz, o e-CPF do representante legal cadastrado na RFB, ou ainda, o e-CPF ou e-CNPJ de um procurador eletrônico.
• Órgãos Públicos: Seguem as mesmas regras das pessoas jurídicas, podendo utilizar o e-CNPJ do órgão ou o e-CPF do representante legal ou procurador.
• Empresas em Situações Especiais: Em casos de fusão, cisão ou incorporação, a entrega da EFD-Reinf da empresa sucedida deverá ser realizada com o certificado digital da empresa sucessora.

Acesso via e-CAC e Procuração Eletrônica

A Receita Federal também reforçou a importância da correta configuração do perfil de acesso no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) para a transmissão da EFD-Reinf. Em muitos casos, será necessário que o usuário, mesmo possuindo o certificado digital correto, altere o perfil de acesso para o do contribuinte que está representando.

A utilização da procuração eletrônica continua sendo uma ferramenta essencial para que contadores e escritórios de contabilidade possam representar seus clientes perante a Receita Federal. É fundamental que a procuração conceda os poderes necessários para o envio da EFD-Reinf.

Impacto para os Contribuintes

As novas regras trazem maior clareza e segurança para os contribuintes, que agora têm um direcionamento oficial sobre qual certificado digital utilizar em cada situação. A medida visa reduzir a ocorrência de erros na transmissão e garantir a integridade das informações prestadas ao fisco.

A Receita Federal alerta para que os contribuintes se adequem às novas orientações o mais breve possível, a fim de evitar problemas na entrega das próximas declarações. A não conformidade com as regras de utilização do certificado digital pode acarretar na recusa da transmissão da EFD-Reinf, sujeitando o contribuinte a multas e outras penalidades.

Para mais detalhes, a íntegra da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025 pode ser consultada no portal do SPED, no site da Receita Federal.